VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

Golf Club Novo mesto
(društvo, ustanovljeno skladno z Zakonom o društvih)
E-pošta: info@gcnm.si

(v nadaljevanju: društvo)

Društvo obdeluje osebne podatke skladno z:

  • Uredbo (EU) 2016/679 (GDPR),
  • Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2),
  • Zakonom o društvih in drugo veljavno zakonodajo Republike Slovenije.

2. Katere osebne podatke obdelujemo

2.1 Člani in udeleženci programov

Društvo obdeluje naslednje osebne podatke:

  • ime in priimek,
  • datum rojstva,
  • naslov prebivališča,
  • kontaktni podatki (e-pošta, telefonska številka),
  • podatki o članstvu in vključenosti v programe,
  • evidenca udeležbe na treningih, tečajih, taborih in dogodkih,
  • podatki, potrebni za vključevanje v nacionalne ali panožne športne zveze (kadar je to relevantno).
2.2 Otroci in mladostniki

Za mladoletne osebe se dodatno obdelujejo:

  • podatki o zakonitem zastopniku (ime, priimek, kontakt),
  • soglasja zakonitega zastopnika za vključitev v dejavnosti društva.

Društvo ne obdeluje posebnih vrst osebnih podatkov (npr. zdravstvenih), razen kadar je to nujno zaradi varnosti udeleženca in izključno na podlagi izrecnega soglasja.

3. Način zbiranja podatkov

Osebni podatki se zbirajo:

  • preko pristopnih izjav (elektronsko ali fizično),
  • preko informacijskega sistema Sportimus, ki ga društvo uporablja za vodenje članstva, soglasij in evidenc,
  • preko spletnih obrazcev (kontakt, prijave),
  • ob prijavah na dogodke in programe.

Za mladoletne osebe vse izjave in soglasja poda zakoniti zastopnik.

4. Nameni obdelave osebnih podatkov

Osebni podatki se obdelujejo izključno za:

  • vodenje evidence članstva društva,
  • izvajanje športnih, vadbenih in izobraževalnih programov,
  • organizacijo treningov, tečajev, taborov in dogodkov,
  • komunikacijo s člani in starši oziroma zakonitimi zastopniki,
  • zagotavljanje varnosti udeležencev,
  • izpolnjevanje zakonskih obveznosti društva,
  • interno organizacijo in administrativno delovanje društva.

5. Pravna podlaga obdelave

Društvo obdeluje osebne podatke na podlagi:

  • privolitve posameznika oziroma zakonitega zastopnika,
  • pogodbenega razmerja (članstvo, vpis v program),
  • zakonskih obveznosti,
  • zakonitega interesa društva, kadar ta ne posega v pravice posameznika.

Podana soglasja se evidentirajo in hranijo v sistemu Sportimus.

6. Posebno varstvo osebnih podatkov otrok

Društvo namenja posebno skrb varstvu osebnih podatkov otrok in mladostnikov:

  • podatki se obdelujejo izključno na podlagi soglasja zakonitega zastopnika,
  • obseg podatkov je omejen na nujno potrebne za izvajanje dejavnosti,
  • podatki se ne uporabljajo za neposredno trženje,
  • dostop do podatkov imajo samo pooblaščene osebe društva (trenerji, vodstvo),
  • podatki se hranijo le toliko časa, kolikor je to potrebno za namen obdelave.

7. Fotografije, video posnetki in družbena omrežja

7.1 Fotografiranje in snemanje

Društvo lahko na treningih, tekmovanjih, dogodkih in drugih aktivnostih izvaja fotografiranje ali snemanje za:

  • predstavitev dejavnosti društva,
  • obveščanje javnosti,
  • arhiv društva.
7.2 Soglasje
  • Fotografije in video posnetki, na katerih so posamezniki prepoznavni, se objavljajo le na podlagi izrecnega soglasja.
  • Za mladoletne osebe soglasje poda zakoniti zastopnik.
  • Soglasja se podajo v pristopni izjavi oziroma v sistemu Sportimus.
7.3 Načini objave

Gradiva se lahko objavijo:

  • na uradni spletni strani društva,
  • na uradnih družbenih omrežjih društva,
  • v promocijskih in predstavitvenih gradivih društva.

Soglasje je mogoče kadarkoli preklicati. V tem primeru društvo nove objave preneha izvajati, obstoječe pa odstrani v razumnem roku.

8. Hramba osebnih podatkov

Osebni podatki se hranijo:

  • v času trajanja članstva ali programa,
  • v skladu z zakonsko določenimi roki,
  • do preklica soglasja, kadar obdelava temelji nanj.

Po prenehanju namena obdelave se podatki izbrišejo ali anonimizirajo.

9. Posredovanje podatkov tretjim osebam

Društvo osebnih podatkov ne prodaja in ne posreduje tretjim osebam, razen kadar je to nujno potrebno za:

  • delovanje športnega sistema (npr. panožne zveze),
  • informacijsko podporo (npr. Sportimus),
  • izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Vsi obdelovalci so pogodbeno zavezani k varovanju osebnih podatkov.

10. Pravice posameznikov

Posameznik ima pravico:

  • do dostopa do svojih osebnih podatkov,
  • do popravka netočnih podatkov,
  • do izbrisa,
  • do omejitve obdelave,
  • do ugovora,
  • do prenosljivosti podatkov.

Zahtevo lahko pošlje na e-poštni naslov društva.

11. Spremembe politike

Društvo si pridržuje pravico do spremembe te politike. Veljavna verzija je vedno objavljena na spletni strani društva.